KASUS Manajemen Perubahan di Universitas Padjajaran

Manajemen Perubahan Terhadap Implementasi TI
Melalui Transformasi Pengetahuan Memanfaatkan Teknologi Persuasif
Studi Kasus Universitas Padjadjaran

Arif Firmansyah S.Si. MT. (arif@unpad.ac.id)

Abstraksi

Implementasi Teknologi Informasi dapat efektif dan efesien jika strategi yang dijalankan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. Salah satu strategi yang sangat berpengaruh dapat dilihat dari stakeholder yang akan terlibat dalam proses implementasi. Penekanan agar proses ini dapat berjalan harus dimulai dari pimpinan hingga bawahan (Top Down). Proses ini harus dapat diselaraskan dengan Strategi Teknologi Informasi baik jangka pendek maupun jangka panjang. Target-target yang diharapkan dapat terhambat jika pimpinan tidak dapat mengarahkan dengan baik. Salah satu kendala yang menjadi permasalahan adalah tingkat kepedulian para
peminpin organisasi disebabkan oleh kurangnya pengetahuan tentang Teknologi Informasi dari pimpinan tersebut. Kondisi inilah yang harus diubah. Dengan strategi manajemen perubahan yang tepat, diharapkan proses implementasi teknologi Informasi yang sedang dan akan diimplementasikan lebih efektif dan efesien.
Paper ini mencoba memberikan pendekatan manajemen perubahan implementasi TI dengan memanfaatkan Metode Captology dalam Model SECI dengan studi kasus Universitas Padjadjaran. Hasil yang diharapkan dari paper ini adalah mendapatkan panduan strategi untuk transformasi pengetahuan pimpinan terhadap Implementasi TI sesuai target penerapan TIK di lingkungan Universitas Padjadjaran.



1. PENDAHULUAN

Sebagai Institusi pendidikan tinggi, Universitas Padjadjaran (Unpad) sudah seharusnya dapat menjadikan Teknologi Informasi (TI) menjadi perangkat yang dapat meningkatkan produktifitas dan pelayanan mutu pendidikan. Kesadaran akan pentingnya Teknologi Informasi sudah diperlihatkan dengan adanya beberapa perencanaan dan kebijakan terhadap pemanfaatan Teknologi Informasi yang sejalan dengan Rencana Strategis (Renstra) Unpad
sendiri. Adel M. Aladwani mengungkapkan bahwa implementasi ERP yang sukses membutuhkan strategi pendekatan yang tepat untuk menjaga ketahanan dari sumber daya (kebiasaan dan resiko yang dirasakan) secara efektif dan kunci perubahan digantungkan kepada para pimpinan. Untuk kondisi tertentu pendapat tersebut dapat digambarkan hanya bagi sebuah perusahaan yang telah memiliki struktur organisasi yang kuat. Untuk
sebuah instansi pemerintahan atau sebuah institusi pendidikan tinggi hal ini belum tentu berlaku. Proses Manajemen perubahan membutuhkan banyak strategi yang tepat. Salah satu strategi yang dapat diterapkan adalah dengan pola pendekatan pemanfaatan teknologi komputer sebagai Teknologi persuasif. Pendekatan ini hanya sebagai salah satu metode yang sudah tidak dapat berjalan sendiri untuk mengubah perilaku.
Unpad dihadapkan oleh permasalahan yang sering terjadi yaitu tidak adanya manajemen perubahan terhadap pelaksanaan Implementasi Teknologi Informasi. Manajemen perubahan dikatakan sangat penting agar proses implementasi Teknologi Informasi yang telah dibangun dapat berjalan sesuai dengan perencanaan Teknologi Informasi yang telah ditetapkan. Maksud dari penulisan artikel ini adalah untuk menghasilkan gagasan mengenai perubahan terhadap Implementasi TI pada umumnya di Institusi Pendidikan Tinggi agar proses Implementasi TI yang telah direncanakan dapat berjalan secara efesien dan efektif dengan fokus terhadap cara pandang seorang pimpinan dalam ikut mendorong terhadap terjadinya proses perubahan tersebut. Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan artikel ini adalah menghasilkan rancangan dalam bentuk model mengenai Manajemen Perubahan terhadap implementasi TI bagi Universitas Padjajaran.

DOC Penerapan Manajemen Pengetahuan

1. Di Perusahaan HONDA

2. Di PT Reasuransi Indonesia

TUGAS INTERAKSI HUMAN DAN KOMPUTER

KOMPUTERISASI SITEM BENGKEL " IRAMA MOTOR SERVIS "

Latar belakang

Seiring dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia bisnis, keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja bagi suatu bisnis. Jika dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara terkomputerisasi memiliki kelebihan, seperti: pengolahan data yang cepat dan akurat, mendukung pengolahan data baik dalam skala kecil maupun dalam skala besar.

Bisnis bengkel sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada transaksi dan stock barang, sehingga membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu bisnis dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, suatu bisnis akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya.

Bengkel “Irama Motor Service” merupakan bisnis yang bergerak dalam bidang penjualan jasa untuk memperbaiki kendaraan roda dua (motor) atau yang biasa kita sebut dengan service serta menjual berbagai macam kebutuhan motor seperti oli dan berbagai macam sparepart motor. Pada saat ini sistem informasi penjualan pada Bengkel “Irama Motor Service” masih dilakukan secara manual sehingga kinerjanya belum efektif. Hal itu tercermin dengan hanya menggunakan catatan saja dalam mengelola segala transaksi maupun mengelola stok barang yang ada, seringkali pihak pengelola bengkel kehilangan data-datanya. Kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan, serta pengulangan dalam pencatatan transaksi juga merupakan masalah yang kerap kali terjadi pada Bengkel “Irama Motor Service”. Oleh karena itu, Bengkel “Irama Motor Service” bermaksud mengkomputerisasikan sistem bagian penjualan untuk memaksimalkan kinerjanya. Diharapkan setelah sistem informasi penjualan dikomputerisasi, maka pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara akurat dan cepat.

Permasalahan

Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat ditentukan masalah yang terjadi pada Bengkel “Irama Motor Service” adalah:

• Masih menggunakan catatan dalam mengelola segala transaksi maupun mengelola stok barang yang ada (belum paper less)

• Kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan

• Dan pengulangan dalam pencatatan transaksi.

Batasan masalah

Sesuai dengan latar belakang diatas maka batasan masalah yang timbul adalah:

• Transaksi pembelian merupakan transaksi untuk pembelian barang kebutuhan bengkel “Irama Motor Service” melalui supplier. Transaksi pembelian barang kebutuhan bengkel meliputi jenis oli dan berbagai macam jenis sparepart motor.

• Pada proses transaksi penjualan yang ada di bengkel “Irama Motor Service” meliputi penjulan barang dan penjualan jasa (service motor) secara langsung di tempat bengkel.

• Sistem tidak membahas mengenai manajemen stok barang dan harga maupun yang berhubungan dengan manajemen akuntansi.

• Penentuan harga tetap sparepart maupun penentuan perubahan harga sparepart di bengkel “Irama Motor Service” dilakukan secara manual berdasarkan informasi pembelian sparepart melalui supplier. Begitu juga penentuan harga penjualan barang dan service.

• Pembuatan ERD menggunakan CASE STUDIO 2

• Pembuatan aplikasi desktop untuk pengelolaan informasi, administrasi dan transaksi di bengkel “Irama Motor Service” menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dengan Database SQL Server 2005.

Tujuan penelitian

Tujuan dari penelitian adalah:

• Memudahkan proses bisnis bengkel dengan menerapkan system yang terkomputerisasi

• Record transaksi tercatat lebih rapih dan tersimpan lebih aman.

• Pemilik bengkel “Irama Motor Service” dapat mengetahui jenis oli atau sparepart yang sering digunakan pemilik kendaraan bermotor agar dapat meningkatkan laba yang didapat.

• Pemilik bengkel “Irama Motor Service” dapat mengetahui laporan segala jenis transaksi penjualan maupun pembelian yang dilakukan dibengkel “Irama Motor Service”.

Jenis kegiatan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada penelitian ini adalah :

• Menganalisa masalah-masalah yang akan disajikan dan mengumpulkan data atau informasi.

• Melakukan observasi atau melakukan pengamatan dan analisa terhadap kondisi sebenarnya terhadap lapangan

Waktu dan tempat penelitian

Waktu : 28 Feb 2012

Tempat : Bengkel Irama Motor Service , Jalan Raya Mauk KM 11 No 12 RT 02 RW 002

Sepatan - Tangerang

Kesimpulan

Pada sistem lama:

• Proses dikerjakan dalam waktu yang cukup lama karena banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan secara manual seperti pencatatan data pelanggan, masalah atau keluhan yang dihadapai pelanggan serta perhitungan biaya jasa servis dan suku cadang.

• Banyaknya arsip-arsip yang membutuhkan tempat banyak dan luas untuk penyimpanan.

• Lambatnya informasi yang diterima oleh pihak manajemen untuk membuat laporan kepada pimpinan, karena pembuatan laporan tersebut tidak otomatis terjadi pada saat transaksi.